Uren registreren
Je kent het wel. Je zit midden in een taak, volledig gefocust, en dan floept er ineens een melding binnen: “Vergeet je uren niet te boeken!” Je hart dropt even drie verdiepingen. Urenregistratie… oh ja.
Voor veel mensen op het autismespectrum of met ADHD is dit geen simpel administratief klusje, maar een wekelijkse bron van stress. Toch ben je zeker niet de enige die ermee worstelt – het hele bedrijf zucht collectief als het vrijdagmiddag weer zover is.
Nee, dit wordt geen klaagzang. Sterker nog: ik vertel je straks precies hoe ik dit probleem zelf getackeld heb met een systeem dat wél werkt – zelfs offline, zonder gedoe. Maar eerst even eerlijk over wat er misgaat. Want alleen als we dat benoemen, wordt de oplossing logisch.
Op de werkvloer gaat facturabel werk altijd vóór registratie. Logisch: je bent aangenomen om IT-problemen op te lossen, niet om de administratie perfect bij te houden. Voeg daarbij dat veel urenregistratiesystemen totaal niet zijn afgestemd op de workflow van IT’ers, en je hebt een perfecte storm. Zit je in een puur IT-gedreven organisatie, dan valt het misschien nog mee en is het systeem uitgekozen op de workflow van jouw team. Maar zodra je in een breder bedrijf werkt, merk je hoe anders sales, marketing of HR hun dag beleven – en hoe weinig hun systemen matchen met jouw manier van werken.
Werk je voor externe klanten, dan moet je vaak je uren per kwartier of zelfs per tien minuten boeken. Je stage was eenvoudig: zolang je aanwezig was, vond iedereen het prima. Maar nu vertalen je uren zich direct in gefactureerde bedragen. Elk kwartier telt.
De werkelijkheid is natuurlijk minder gestructureerd dan de administratie voorschrijft. Je helpt even een collega. Je schuift aan bij de koffieautomaat. Je telefoon rinkelt en een klant vraagt onverwacht om hulp. Niemand verwacht dat je als een robot je timer stopt en start bij elke taakwisseling. Toch willen de urenregistratiesystemen precies dát: exacte, naadloze overgang van de ene naar de andere taak.
Natuurlijk kun je proberen jezelf in een strak systeem te dwingen: timers, timeboxing, de pomodoro-methode… Maar één telefoontje of spontane vraag, en alles ligt weer overhoop. Je collega begrijpt nog wel dat hij over vijf minuten terug kan komen, maar die telefoon rinkelt genadeloos door. Strakke urenregistratie is prima in theorie, maar in de praktijk vaak moeilijk te combineren met het échte werk.
Dan zijn er nog de systemen zelf. Sommige bedrijven zijn trots op hun zelfgebouwde registratie-tools, hoe gammel ze soms ook zijn. Alles koppelt zo mooi met hun eigen facturatiesysteem. Geen manager die zin heeft om dat hele kaartenhuis opnieuw in te richten. Nieuwe systemen? Gedoe. Dus blijven de oude tools bestaan, hoe onhandig ook. De broodnodige updates en nice-to-haves blijven liggen bij die ene collega die het systeem snapt, maar die al maanden swamped is met werk voor een belangrijke klant.
De manager die per dag acht uur ‘management’ boekt, voelt jouw frustratie niet. Jij moet je dag opdelen in mini-blokjes van vijftien minuten. Je wilt het goed doen, maar het voelt alsof je faalt nog vóór je begint.
En dan… als je eindelijk moed verzameld hebt om alles in te vullen… ligt het systeem plat. Vanuit een aangrenzend kantoor klinkt “we werken eraan!” – mooi, maar jij zit intussen met de handen in het haar. Vijf minuten later is je focus alweer weg en lijkt het onmogelijk te reconstrueren wat je ook alweer deed. Dan verschijnt je manager: “Heb je je uren al bijgewerkt?” Wat deed jij op vrijdagmiddag om 14:00? Geen idee meer. Frustrerend? Enorm.
Ik snap het. Want ik heb het zelf ook meegemaakt. Daarom ontwikkelde ik – door schade en schande – een systeem dat wél werkt. Enter mijn Tijdspad.
Het ding is dead simple. Je hebt alleen een printer nodig, hoeft niet eens je eigen te zijn. Op het schema heb je plek voor twee werkweken. Je ziet vijf kolommen (één voor elke werkdag) met tijden van kwart voor negen tot kwart voor zes. Elke rij is een kwartier, en na elk uur komt een duidelijke streep. Tijdens het werken krabbel je er snel neer wat je doet: klantnaam, projectnaam, taak; geen poespas. Even een golfje zetten door de kwartiertjes die voorbij zijn – klaar. Het hoeft niet netjes. Als ik me vergis, gum ik het weg of kras ik het door. Het doel is niet schoonheid, maar overzicht. Eens per twee weken print ik een nieuw vel uit en registreer wanneer daar nood toe is. Volgekrabbelde papieren doe ik zelf in een map, maar je kunt ze ook even scannen en digitaal bewaren.
En het mooiste? Deze papieren vellen zijn offline. Geen crashes, geen updates, geen verloren uren. Staat je manager ineens naast je bureau? Dan hoef je alleen maar te scannen: “Vrijdag om 14:00? Ja hoor, toen werkte ik aan Project X.” Geen stress, geen gedoe.
Zelfs als freelancer gebruik ik dit systeem nog elke dag. Het heeft me eindeloos veel frustratie bespaard – het overleeft koffievlekken, vouwen en andere kantoorellende. Haastige spoed is zelden goed zei mijn oma, maar met een systeem wordt het wel beter.
Omdat ik weet hoeveel verschil zoiets kleins kan maken, én ik vorige week jarig was, trakteer ik je op een gratis downloadbare versie van mijn registratieschema. Je vindt hem hieronder. Doe er je voordeel mee – en win elke week een paar uur terug aan rust.
Heidi Ulrich is The Career Cheat Code. Ze is jouw gids voor sollicitaties in de IT en techniek. Kijk wat ik voor jou kan oplossen of plan een sessie met me in je agenda. Met Pathwise word jij tech savvy!